آشنایی با مجموعه ی آفیس ( office ) باید برای هر شخصی در این دوره و زمانه بسیار مهم باشد زیرا تقریبا هر شخصی در هر اداره حداقل هفته ای یکبار را با این برنامه سروکله خواهد زد، مجموعه آفیس که مهم ترین زیر مجموعه هایش شامل word, excel, power point می باشد برای ارائه گزارش، قرارداد نوشتن، آمارگیری، ارائه طرح، ایده و گزارش از مهم ترین کاربردهای روزانه آن برای اداره جات و حتی شرکت های بزرگ و کوچک می باشد.
Office به سه دسته اصلی تقسیم میشود:
- برنامه‌های اداری (Desktop application)
- برنامه‌های سرویس دهنده (Server applications)
- برنامه‌های اینترنتی (Internet applications)
در دسته اول یعنی دسته ی اداری بیشترین استفاده‌ی آفیس در میان کاربران عادی می باشد. این مجموعه از تعدادی برنامه تشکیل شده که شامل:
واژه پرداز وُرد (Microsoft Word):
این برنامه بیشتر برای ایجاد و ویرایش متون استفاده میشود، مایکروسافت ورد را میتوان یکی از پرکاربردترین برنامه‌ها در مجوعه آفیس دانست، شما با این برنامه خواهید توانست نامه، مقاله، متن کوتاه یا بلند، گزارش و … را ایجاد کنید، به طور کلی برای خلق و ویرایش هر نوع سند متنی میتوانید از نرم‌افزار Word کمک بگیرید، این برنامه را با یک نماد W در مجموعه آفیس خود پیدا خواهید کرد !
صفحه گسترده اِکسل (Microsoft Excel):
مایکروسافت اکسل برای ایجاد جداول مختلف و مدیریت آنها استفاده میشود، با این برنامه میتوانید جدول‌های اطلاعاتی ایجاد کرده و از آنها برای رسم نمودارهای دقیق و گرافیکی استفاده کنید، بر روی جداول خود محاسبات عددی انجام داده و یا از توابع پیش فرض اکسل استفاده کرده و مقادیر موجود در جداول را با هم مقایسه کرده یا آنها را مرتب کنید، به طور کلی میتوانید فعالیت‌های آماری، نمایش داده‌ها و تحلیل اطلاعات را با استفاده از نرم‌افزار Excel به خوبی انجام دهید، این برنامه را با یک نماد X در مجموعه‌ی آفیس خود خواهید یافت !
بانک اطلاعاتی اَکسس (Microsoft Access):
ایجاد بانک های اطلاعاتی و دیتابیس‌های گوناگون با نرم‌افزار اکسس امکان پذیر خواهد بود، شما با این برنامه میتوانید مقدار زیادی از اطلاعات را به صورت ساختار بندی شده در بانک اطلاعاتی اکسس ذخیره کرده و بر روی آنها مدیریت داشته باشید، نرم افزار Access را با یک علامت A در مجموعه آفیس خود خواهید یافت !
ارائه مطلب پاورپوینت (Microsoft PowerPoint):
این برنامه برای ارائه محتوا و ایجاد اسلایدهای گرافیکی استفاده میشود، شما میتوانید چکیده‌ای از مطلب خود را در قالب انیمیشن و افکت‌های گرافیکی پاورپوینت ارائه دهید، برنامه PowerPoint دستیار خوبی در کفرانس ها و سخنرانی‌های شما خواهد بود، این ابزار را میتوانید با نماد P در مجموعه‌ی آفیس خود بیابید !
مایکروسافت آوت‌لوک (Microsoft Outlook):
این ابزار بیشتر برای دریافت و مدیریت نامه‌های الکترونیکی مورد استفاده قرار میگیرد، شما میتوانید ایمیل‌های خود را با استفاده از این برنامه سازماندهی کنید، این نرم‌افزار را با علامت O در مجموعه آفیس خود خواهید یافت !
مایکروسافت پابلیشر (Microsoft Publisher):
این نرم‌افزار بیشتر برای ساخت بروشور‌های تبلیغاتی و کاتالوگ‌های مختلف استفاده میشود، شما میتوانید روزنامه و آگهی‌های خود را با این ابزار ایجاد و مدیریت کنید، علامت Publisher به صورت یک P است !
مایکروسافت وان‌نوت (Microsoft OneNote):
این ابزار رای جمع‌آوری، سازماندهی و مدیریت نوت‌ها (نوشته‌های کوتاه) استفاده میشود، شما با استفاده از نرم‌افزار OneNote میتوانید مجموعه‌ای از دست‌نوشته‌های خود را گردآوری کرده و آنها را با دوستان خود به اشتراک بگذارید ! وان‌نوت را با علامت N در مجموعه آفیس خود خواهید یافت !